Construire un système d’archivage des documents est une tâche très simple. Attribuez à Universal Document Converter le statut de « Porte d'entrée » pour la soumission des documents à archiver puis relaxez-vous dans un fauteuil en profitant de l’harmonie ambiante !
L’archivage électronique contemporain présente une multitude d’avantages comparé à l’archivage papier pratiqué dans le passé. Il n’exige pas la construction ou l’aménagement d’un bâtiment séparé ni la constitution d’une équipe d’archivage, et la recherche d’informations est incomparablement plus facile. Soulignons aussi que l’archivage électronique préserve les forêts puisqu’un nombre infini de documents peut être sauvegardé sous forme électronique, sans que l’on ait besoin d’abattre un seul arbre. Toutefois, et contrairement à une opinion largement répandue, créer un beau désordre au sein d’archives électroniques est aussi simple que possible.
Si l’extrême variété des papiers peut être la cause du désordre des archives papier, la confusion dans les archives électroniques n’aura aucune peine à se développer en raison du nombre incalculable de formats que peuvent revêtir les documents électroniques. Quoi de plus simple que de stocker les documents dans le format même qui a servi à les créer : les dessins techniques au format DWG ; les textes au format DOC ; les tableaux au format XLS, etc. Toutefois, cette approche de l’archivage d’entreprise présente de sérieux inconvénients. Le premier d’entre eux réside dans le fait que la probabilité est faible pour que chaque utilisateur potentiel dispose des logiciels permettant d’afficher tous les formats envisagés plus haut. Par ailleurs et tandis que le temps passe, les documents archivés peuvent fort bien quelques années plus tard devenir inaccessibles tout simplement parce que le logiciel qui a présidé à leur création n’est plus utilisé par l’entreprise. Il convient également de mentionner que certains documents peuvent contenir une structure complexe de fichiers. Par exemple, un dessin technique peut contenir des liens vers les fichiers images, et des tableaux d’autres liens vers des bases de données.
Une autre difficulté tient à la nécessité d’obtenir et de mettre en œuvre sur le serveur le kit de développement (SDK) de chaque format de fichier pour que l’indexation automatique des documents au fur et à mesure de leur présentation à l’archivage, soit possible. Cette grande variété des formats de documents électroniques se traduit, pour l’entreprise, par un énorme investissement en temps et en ressources puisqu’elle doit s'assurer de la parfaite compatibilité entre le module d’archivage et chaque SDK installé. Enfin, on achoppe lorsque l’on considère les documents créés à l’aide d’un logiciel pour lequel le serveur est dépourvu de SDK, ce qui les rend impropres à l’indexation automatique.
Il apparaît donc évident que le stockage sous un seul format de tous les types de document est une exigence incontournable à laquelle doit satisfaire tout système d’archivage d’entreprise.
Aujourd’hui, le choix d’un format unique pour le flux de documents se limite au format PDF d’Adobe et au format TIFF. Ces deux formats ont été normalisés par un comité ISO pour l’échange et le stockage des documents électroniques. Toutefois, la structure des fichiers PDF d’Adobe est très compliquée et l’adoption, à l’échelle mondiale, des fonctionnalités permettant de travailler avec des fichiers ayant ce format, peut exiger plusieurs années. En conséquence, le marché des SDK de serveur fournissant un accès automatique aux données au format PDF, demeure presque exclusivement entre les mains de la société Adobe créatrice du format. Est-il nécessaire de mentionner que cette situation de quasi-monopole autorise Adobe à fixer haut le prix de ses propres produits ?
La structure des fichiers TIFF est beaucoup plus simple et c’est pourquoi une solution permettant de travailler sur des documents ayant ce format est non seulement moins contraignante, mais aussi plus souple en raison du nombre des développeurs indépendants auxquels on peut s’adresser. Si vous choisissez le format TIFF comme format unique d’archivage, vous êtes certain que les documents traités demeureront lisibles puisque tous les systèmes d'exploitation offrent un visualiseur pour l’affichage des fichiers ayant ce format. En outre, l’indexation des documents au format TIFF est simple et, cerise sur le gâteau, ne coûte rien. Le marché regorge de logiciels, parfois même gratuits, capables de s’acquitter avec bonheur de ce volet de l’archivage.
Un effet secondaire bénéfique inhérent à la conversion du format des documents en format TIFF avant leur archivage, réside en ce que l’on dispose alors d’une copie « non modifiable » résultant du passage en mode point. Cette disposition permet d’afficher, sans « distorsion », le document sur n’importe quel ordinateur, et le protège contre les modifications accidentelles, tout en augmentant la difficulté de le copier sans laisser de trace.
Pour effectuer rapidement la conversion en TIFF, fCoder Group, Inc. suggère l’emploi d’Universal Document Converter, le logiciel qu’elle a conçu. Il faut souligner, qu’après son installation, Universal Document Converter apparaît dans la liste des imprimantes, ce qui veut dire qu’exporter un document ayant le format requis n’exige rien de plus que l’« imprimer » grâce à l’unité d’impression virtuelle. Les reproductions du document ou du dessin technique sont toujours des « photographies » de l’original puisque tous les logiciels affichent et impriment leurs fichiers au format propre original, bien mieux que ceux créés par des développeurs indépendants.
Il est possible de paramétrer Universal Document Converter de telle manière que tout fichier converti en TIFF soit automatiquement sauvegardé par le serveur d’archivage. Pour l’utilisateur lambda du flux de documents, expédier un document aux archives revient, ni plus ni moins, à l’imprimer sur la machine dénommée « Universal Document Converter ». Tout employé, quel que soit le département auquel il appartient, étant capable d’imprimer, aucune formation n’est requise pour lui apprendre à archiver.
La simplicité d’emploi et les possibilités innombrables de mise en œuvre, font d’Universal Document Converter un produit de plus en plus apprécié et exigé par les professionnels du monde entier. Adoptez Universal Document Converter pour l’archivage de vos documents et vous conviendrez rapidement que la circulation des documents de l’entreprise a gagné en simplicité et en efficacité !
