Pour une entreprise, l’utilisation des documents électroniques est l'opportunité rêvée de réduire les dépenses en fournitures de bureau et en consommables d'imprimante et d’accélérer la diffusion des informations avec les filiales et les partenaires via Internet. Dans cet article, nous allons examiner les deux formats de document les plus courants employés de nos jours.
Word Document et PDF – de vieux rivaux
Le format le plus couramment employé pour le traitement de texte est Word Document (les fichiers ont pour extension .doc). C’est le format standard des fichiers produits par le logiciel Word de Microsoft. La popularité du format tient essentiellement à celle du traitement de texte. L’histoire du format Word Document débuta en même temps que le logiciel Word de Microsoft qui, à l’époque, n’était qu’un traitement de texte parmi d’autres. Depuis, chaque nouvelle version de Word a apporté une nouvelle version du format qui présente toujours quelques différences mineures avec la version précédente. Il faut dire que Microsoft ne s’est guère préoccupée de la compatibilité amont de son produit. Cela signifie qu’un fichier créé et mis en page à l’aide de la dernière version du traitement de texte Word peut fort bien se présenter très différemment avec chacune des versions précédentes.
Autre aspect important du format Word Document : il s’agit d’un format fermé. Le format Word Document a été développé par Microsoft spécifiquement pour son traitement de texte ; c’est donc un format propriétaire dont les spécifications ne sont pas publiées. Les seules entités à y avoir accès sont les partenaires officiels de Microsoft et les gouvernements de certains pays. Une exception existe, qui concerne les spécifications du format des documents Microsoft Word 97, lesquelles furent publiées dans la documentation Microsoft concernant le développement d’Office 97. En raison de sa nature fermée, il est très difficile de suivre le développement du format Word Document. On sait seulement que pendant plusieurs années ce format ne subit aucune modification majeure et que ce n’est qu’à partir de Microsoft Office 2007 qu’un vrai nouveau format de Word Document, s'appuyant sur la technologie XML, fit son apparition.
Un autre format largement répandu de sauvegarde des documents électroniques est le format PDF (Portable Document Format). PDF a été développé par Adobe Systems et vise principalement à représenter tout élément graphique sous forme électronique. Il fut dévoilé au public en 1991 et, à l’exposition Comdex Fall de 1992, se vit décerner le titre de « meilleur produit Comdex ». Le format PDF a depuis fait l'objet de modifications profondes. De nouvelles versions furent disponibles en 1994, 1996, 1999 et 2001, chacune introduisant de nouvelles fonctionnalités – liens extérieurs, fil de discussion, couleurs indépendantes du dispositif, espace colorimétrique CMYK, tramage et surimpression, couleurs ICC (International Color Consortium), polices de caractères CID à 2 octets, pour n’en citer que quelques-unes.
Ce qui distingue principalement le format PDF, c’est son indépendance vis-à-vis du matériel et de la plate-forme. Cela signifie que tout document, quel que soit son format, peut être ouvert par un ordinateur, indépendamment du système d'exploitation qui le gère (mais sous réserve de posséder du logiciel convenable), et se présente strictement dans l’état qu’il avait lors de sa création. C’est, de loin, l’intérêt majeur du format PDF. Établis dans ce format, les documents, quel que soit leur type, sont d'un maniement plus commode, que l'on considère l'archivage électronique à l’usage privé de l’entreprise, ou l'échange d’informations avec les partenaires et les filiales distantes.
Traitement électronique des données : Word Document ou PDF ?
Trois étapes de base président à la vie des documents électroniques : leur
création, leur
transmission (diffusion auprès de personnes nommément désignées, publication, etc.) et leur
archivage. Le format Word Document présente incontestablement des avantages lors de la première étape. Le traitement de texte Word de Microsoft est sans aucun doute le leader des logiciels utilisés pour la création de documents, et il est installé sur la presque totalité des postes de bureau. Il est simple d’emploi, possède une large gamme de fonctions, et quels que soient les motifs ou les raisons, occupe
de facto depuis longtemps la place d’un standard. Parallèlement, il n’existe pas de traitement de texte pourvu de toutes les fonctionnalités souhaitables, pour créer des fichiers PDF. Même les versions professionnelles d'Acrobat d'Adobe ne permettent que des modifications marginales à un document existant (par exemple, compléter un formulaire, ajouter un commentaire, etc.). En d'autres termes, pour disposer d'un fichier PDF il faut d'abord le créer sous un autre format puis le convertir dans ce format à l'aide d'un logiciel ou d'un outil similaire. Il va sans dire que pour l'utilisateur final, cela n'est guère pratique.
Malgré tout, c'est bien du côté du format PDF que se trouvent tous les avantages. Voyons plus en détail ce qu'il en est.
Le premier avantage réside bien sûr dans l’indépendance vis-à-vis de la plate-forme. Peu importe les ordinateurs dont sont dotés les bureaux du partenaire, peu importe le système d'exploitation qui les gère. Le logiciel installé pour lire les fichiers PDF n’a aucune importance non plus. Dans tous les cas, les correspondants seront en mesure de lire les documents reçus et, le cas échéant, de les imprimer. Si, au contraire, on utilise le format Word Document il est préférable de posséder la même version de ce logiciel. Pour être franc, les problèmes provenant de différences entre versions, se présentent également avec le format PDF, mais comme le logiciel est gratuit, la mise à jour ne subit aucun retard et peut être téléchargée, le moment venu, après connexion à Internet.
Le deuxième avantage du format PDF tient à ce que le logiciel de visualisation des fichiers est gratuit. N’importe quelle personne, n’importe quelle entreprise peuvent, sans bourse délier, télécharger le logiciel Acrobat Reader grâce à Internet et l’utiliser pour lire des documents électroniques. Cela est tout particulièrement intéressant lorsque l’information ne circule que dans un seul sens.
Ne pas être un vecteur potentiel de virus, est le troisième avantage du format PDF. C’est un fait que les documents créés à l’aide de Word sont souvent employés pour disséminer des virus. En outre, il est parfois nécessaire de se protéger contre un accès non autorisé en faisant appel aux défenses intégrées. Dans ce domaine, le format PDF possède un réel atout car ses spécifications ont été examinées par des développeurs indépendants et des experts en sécurité informatique qui sont parvenus à la conclusion qu’il ne présentait aucune vulnérabilité ni ne permettait aucun accès malveillant.
Le format PDF possède un quatrième avantage. Le format PDF a été normalisé par l’ISO (Organisation internationale de normalisation) pour l’archivage des documents électroniques et l’échange d’informations entre entreprises. Par ailleurs, les responsables d’Adobe ont annoncé qu’ils envisageaient de mettre les spécifications de la dernière version du logiciel à disposition de l’Association for Information and Image Management (AIIM), laquelle pourrait en faire la promotion comme norme internationale pour la mise en œuvre du traitement électronique des données. Si cela se déroule de cette manière, et il semble que les choses s’orientent dans ce sens, l’utilisation de la technologie PDF sera adoptée dans le monde entier par tous les acteurs de l’informatique.
Tous ces avantages du format PDF concernent également la troisième étape de base du traitement des données, c'est-à-dire le stockage des documents électroniques. Dans cette direction, une situation très intéressante se fait jour. D’une part, le format Word Document est le meilleur pour créer un document, de l’autre, la transmission et le stockage de ce document ont tout à gagner du format PDF. Il est possible, bien entendu, d’opter pour une autre technologie qui effacerait ses inconvénients. Toutefois, l’approche qui consiste à associer deux formats, Word Document pour la création, puis PDF dès que l’on envisage la transmission ou l’archivage, apparaît comme une solution technique élégante qui permet de bénéficier de tous les avantages des deux technologies sans subir aucun de leurs inconvénients. C’est pourquoi, les entreprises sont souvent confrontées à la conversion des fichiers DOC en fichiers PDF.
Comment convertir Word Document en PDF ? C'est très simple !
Lorsque l’on se propose de convertir un fichier au format Word Document en un autre fichier au format PDF, et cela pour l’ensemble d’une entreprise, la
commodité de l’opération est le premier impératif que l’on doit de prendre en considération. Le processus doit être aussi automatisé que possible de manière que n’importe quel employé puisse en faire usage,
stricto sensu « en appuyant sur une touche ». Universal Document Converter est le logiciel qui répond parfaitement à cette exigence. Pour l’essentiel, Universal Document Converter est une imprimante virtuelle ; ce qui signifie qu’après son installation, elle apparaît comme une autre « imprimante » dans la liste que propose le système d'exploitation. Elle est accessible à partir de tous les logiciels, y compris Word de Microsoft. En adressant un document à cette imprimante virtuelle, l’utilisateur initie le processus de conversion. Grâce à cette approche, le temps passé à convertir les fichiers du format Word Document au format PDF est réduit à sa plus simple expression, ce qui a un effet bénéfique sur les dépenses de l’entreprise.
Parfois, le besoin se fait sentir de
convertir pareillement un grand nombre de documents. Une solution évidente consiste à ouvrir l’un après l’autre chaque fichier et à l’adresser méthodiquement à l’imprimante virtuelle. C’est faisable, mais c’est très inélégant et chronophage. Dans un tel cas, on a tout intérêt à faire appel à un utilitaire d’impression groupée tel que PrintConductor. Le mode opératoire est très simple : l’utilisateur dresse la liste des documents à imprimer et choisit le périphérique qui doit accomplir la tâche. Naturellement, ce périphérique est l’imprimante virtuelle Universal Document Converter, qui reçoit alors un ensemble de fichiers à convertir du format Word Document au format PDF.
De cette manière, n’importe quelle entreprise peut bénéficier à moindre frais (l’utilitaire PrintConductor est gratuit) des avantages liés aux deux formats, Word Document et PDF, sans pâtir de leurs inconvénients.
Marat Davletkhanov
Sur demande de fCoder Group, Inc.</p>
