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Universal Document Converter réduit les dépenses à engager dans le développement d’un système de circulation des documents d'entreprise
Conserver un document électronique dans son format natif (les contrats et les rapports au format DOC de Word, les plans et les dessins techniques au format DWG d’AutoCAD, les formulaires complétés au format PDF d’Abode) semble couler de source. Toutefois, bâtir un système de circulation des documents d'entreprise exige une approche différente. Il existe au moins deux raisons pour cela : le coût élevé des composants de serveur pour le traitement des fichiers aux nombreux formats employés dans l’entreprise, et la nécessité de garantir l’accès à tous les fichiers sans devoir installer un nouveau logiciel sur l’ordinateur que l’on souhaite utiliser. C’est pourquoi, la majorité des entreprises font appel à des systèmes de circulation et d’archivage qui manipulent des fichiers sous un format universel.
La société fCoder Group, Inc. propose d’employer Universal Document Converter comme passerelle vers le système de circulation des documents d’entreprise. Grâce à ce logiciel, n’importe quel utilisateur peut convertir n’importe quel fichier en un fichier TIFF et automatiquement l’adresser à ce système. Employer Universal Document Converter est aussi simple qu’utiliser la fonction d’impression d’une application logicielle et n’exige donc aucune formation spécifique du personnel.
Avantages du format TIFF comme format de base du système de circulation des documents :
Réduction des dépenses de développement. La construction d’un système d’archivage s’appuyant sur le format TIFF rend inutile l’acquisition et le déploiement des kits de développement logiciel pour serveur correspondant à chaque format de document susceptible d'être employé dans l’entreprise. On sait, en effet, que l’affichage et l’impression d’un fichier TIFF peuvent être accomplis par le truchement de la bibliothèque GDI+ qui est partie intégrante de toute installation de Windows. À titre d’exemple, l’indexation de textes provenant de fichiers peut être obtenue au moyen de Microsoft Office Imaging Library.
Compatibilité. Le format TIFF est normalisé pour l’échange de documents et d’images électroniques. Il en découle que les logiciels de visualisation de fichiers ayant ce format sont disponibles sur tous les ordinateurs, voire sur les assistants personnels.
Intégrité des données. Les fichiers TIFF « gèlent » les données texte ; cela signifie que l’affichage ou l’impression de ces données peuvent s’obtenir sans peine même si les polices de caractères n’existent pas sur la machine de l’utilisateur.
Protection contre les modifications accidentelles. Un fichier converti au format TIFF devient un fichier qui ne peut pas être édité. Les factures, contrats et commandes adressés aux archives demeurent non modifiables tout au long de leur durée de stockage.
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Les avantages qu’offre Universal Document Converter :
Universalité. Universal Document Converter permet la conversion de n’importe quel fichier en un fichier au format TIFF. Cela signifie qu’adopter une nouvelle suite de logiciels de bureautique n’exige aucune modification du système de circulation des documents.
Gain de temps en matière de formation du personnel. Universal Document Converter s’installe comme imprimante virtuelle ; adresser un nouveau fichier au système de flux de documents est donc aussi simple qu’imprimer ce fichier sur l’imprimante de bureau.
Utilisation à distance. Universal Document Converter est compatible avec les technologies Microsoft Windows Terminal Services et Citrix. Il peut donc être installé sur un serveur et utilisé à partir d’un ordinateur distant.
Extensibilité. Universal Document Converter peut être installé sur un ordinateur séparé et employé par les postes de travail comme imprimante de réseau. Transférer le gros de la charge de conversion vers le serveur d’impression accroît nettement la vitesse de conversion et assure la traitement efficace des documents multipages tout autant que des dessins industriels.
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